Conception d’un contrat: ce que les ingénieurs peuvent nous enseigner!
Dans les années 90, j’ai eu l’occasion de côtoyer de très près une équipe d’ingénieurs responsable de construire une usine de récupération de déchets forestiers. Cette expérience influence encore aujourd’hui la façon dont j’exécute mes mandats. J’aimerais, dans ce blogue, partager avec vous l’une des leçons apprises dans mes échanges avec les ingénieurs se rapportant à la conception d’un contrat.
Lorsque les ingénieurs entreprennent de réaliser un ouvrage matériel quelconque, ils s’attaquent d’abord à la tâche de concevoir le devis technique ou le cahier des charges qui présidera à la réalisation de l’ouvrage. On y énonce, sous diverses formes, les éléments requis pour matérialiser celui-ci, pour ensuite les faire approuver par le client avant de lancer la suite des travaux. Cette étape, qui comprend notamment la visualisation sur papier de l’ouvrage, se veut critique au succès de l’opération. En effet, celle-ci permet d’éviter de nombreuses erreurs de compréhension et de conception qui se traduiraient par des complications, parfois très coûteuses, dans la phase d’exécution proprement dite de ce dernier. L’importance d’une telle étape dans le processus de réalisation d’un ouvrage matériel semble évidente.
Qu’en est-il cependant de cette étape lorsqu’il s’agit de réaliser un ouvrage intellectuel, tel un contrat? Avant ma période de fréquentations avec les ingénieurs, je dois admettre que ma méthodologie de travail ne faisait pas appel à une telle étape de façon aussi rigoureuse. Une fois ma cueillette d’informations terminée, je m’attaquais rapidement à la tâche de rédiger le contrat pour ensuite soumettre un projet au client pour approbation. Bien qu’acceptable, cette façon de faire ne constituait pas une pratique aussi performante sur le plan méthodologique que celle des ingénieurs.
Suite à la réalisation du projet d’usine, j’ai pris la décision de m’inspirer de la méthodologie des ingénieurs. J’ai donc introduit dans ma démarche la production d’une feuille servant à conceptualiser l’ouvrage intellectuel avant d’entreprendre l’effort de rédaction des écrits requis pour réaliser celui-ci. Je soumets par la suite cette feuille à mon client pour fins d’approbation avant de procéder à la rédaction du ou des contrats requis pour documenter une transaction d’affaires.
Cette feuille dite de «concept» prend désormais la forme d’un graphique contenant les informations suivantes:
- l’identité des parties à l’opération et autres parties périphériques, le cas échéant;
- les liens contractuels qui s’établiront entre elles;
- la nature des contrats à produire et leur ordre hiérarchique lorsqu’il s’agit d’un ensemble contractuel;
- la séquence d’exécution des procédés ou processus d’affaires qui s’amorceront dans la phase de la gestion de ce contrat;
- les mots clés qui alimenteront le ou les contrats à produire, qui serviront tantôt comme définitions importantes ou circuits d’information au sein des différents postes contractuels qui figurent dans un contrat.
Cette feuille de concept s’apparente beaucoup à un «executive summary» imagé que les gens d’affaires apprécient beaucoup. Ils réagissent effectivement mieux à une image qu’à du texte. Vous pouvez jeter un coup d’oeil à un exemple d’une telle feuille ci-dessous.
Fait intéressant à signaler, les discussions qu’une telle feuille suscite avec le client permettent souvent de découvrir les petites nuances subtiles qui font la différence entre un contrat de qualité moyenne et un contrat de qualité supérieure. Une fois le concept approuvé, la rédaction des écrits s’effectue avec beaucoup plus d’aplomb et le risque d’erreurs et omissions diminue considérablement. Enfin, la compréhension et l’acceptation du produit fini par le client s’en trouvent grandement simplifier. Ce ne sont là que quelques-uns des bienfaits que j’ai pu découvrir en introduisant cette pratique d’ingénieurs dans la production d’un contrat. Je vous laisse le plaisir de découvrir par vous-mêmes les autres bienfaits de cette pratique, que je n’hésite pas à recommander aux membres de ma profession lorsque l’occasion s’y prête.
Il faut rendre à César les honneurs qui lui reviennent…