Vos clauses de renouvellement risquent-elles de vous mettre dans l’embarras?

Voici une situation récemment vécue par un important franchiseur dont la convention-type de franchise stipulait que ses franchisés devaient l’aviser, au moins six mois avant la fin de la durée initiale de leur convention de franchise, de leur intention de renouveler leur contrat.

Après quelques discussions sur les conditions de renouvellement, l’un des plus importants franchisés de ce franchiseur l’avisât, six mois avant la fin de la durée initiale de son contrat, de sa décision de ne pas renouveler sa convention de franchise et, encore plus, de son désir de vendre, dès après la fin de son contrat, son entreprise à un acheteur lié à un réseau concurrent.

Six mois, c’est bien beau sur papier, mais c’est aussi un délai très (en fait beaucoup trop) court pour trouver un nouvel emplacement, recruter un nouveau franchisé, construire et aménager un nouvel établissement afin de ne pas laisser un marché vacant ou, pis encore, ouvert à la concurrence!

J’ai aussi été témoin d’autres situations dans lesquelles, après avoir transmis leur avis de renouvellement, des franchisés ont changé d’idée ou ne se sont pas conformés aux conditions de renouvellement convenues (notamment au chapitre de la signature d’une nouvelle convention à jour ou de la rénovation de leur établissement franchisé) et ce, quelques semaines seulement avant la fin de la durée initiale de leur contrat.

Afin d’éviter de telles surprises fort désagréables, les délais, les modalités et les étapes stipulés aux fins de l’exercice, par un franchisé, d’une option de renouvellement de sa convention de franchise doivent tenir compte du secteur d’activités dans lequel œuvre un réseau de franchises, de la taille des établissements franchisés ainsi que du délai raisonnablement nécessaire au franchiseur pour remplacer un franchisé dont la convention ne serait pas renouvelée.

Ces délais, étapes et modalités devraient aussi être réalistes et laisser aux parties (autant au franchiseur qu’au franchisé) le temps nécessaire pour pouvoir bien les franchir sans pression indue et, au besoin, pour pouvoir poser, en temps opportun, les gestes appropriés au cas de non-renouvellement ou de non-respect des conditions de renouvellement.

Ainsi, pour plusieurs réseaux, l’échéance appropriée pour la remise d’un avis de renouvellement pourrait bien être de douze, voire dix-huit, mois avant la date de fin de la durée initiale du contrat, et le délai approprié pour que soient remplies les principales conditions de renouvellement (telle la signature de nouveaux contrats à jour et, souvent, d’une entente aux fins de la rénovation de l’établissement du franchisé afin de le ramener aux normes alors utilisées pour les nouveaux établissements franchisés) de six à neuf mois avant la date de début de la période de renouvellement.

TROIS CONSEILS PRATIQUES :

1. Un renouvellement automatique n’est souvent pas la meilleure option. 

Afin de limiter le travail administratif requis dans le cadre d’un renouvellement et de prévenir le risque que le franchisé oublie de donner son avis de renouvellement, il peut être tentant de stipuler tout simplement que le renouvellement sera automatique sauf en cas de préavis à l’effet contraire.

En matière de franchisage, ceci n’est souvent pas la meilleure option.

En effet, le renouvellement d’une convention de franchise devrait être assujetti à certaines conditions (dont celle que le franchisé ne soit pas en défaut) et le processus de renouvellement lui-même devrait prévoir certaines étapes (dont la signature d’une nouvelle convention à jour, la mise à jour de l’établissement franchisé et, souvent aussi, la signature d’une quittance).

Si l’option d’un renouvellement automatique est retenue, sa rédaction devrait donc quand même assurer le respect des conditions importantes requises par le franchiseur aux fins d’un renouvellement, ce qui la rend sensiblement plus complexe.

Mon billet du 16 janvier dernier (que vous pouvez relire en cliquant ici) traite d’ailleurs d’un jugement récent qui illustre bien les pièges et les écueils d’une clause de renouvellement automatique.

2. Les conditions, les étapes et la procédure de renouvellement doivent être très claires, faciles à comprendre et spécifiques. 

Toute ambiguïté dans ces clauses sera interprétée contre le franchiseur ou le groupement.

Comme mentionné ci-haut, il faut aussi vous assurer que la procédure de renouvellement soit réaliste et qu’elle accorde à chaque partie le temps nécessaire pour bien franchir, dans les délais stipulés au contrat, chacune des étapes exigées aux fins du renouvellement et, par ailleurs, de pouvoir poser les gestes qui s’imposent autant en cas de non-renouvellement qu’en cas de non-respect des conditions de renouvellement;

3. Il est souhaitable que le contrat stipule aussi clairement les conséquences du défaut de respecter les conditions de renouvellement. 

Plusieurs conventions de franchise stipulent ce qui se produit dans le cas où le franchisé n’exerce pas son option de renouvellement, mais sont par la suite étrangement silencieuses sur ce qui doit arriver dans le cas où, après avoir exercé son option de renouvellement, le franchisé change d’idée ou, encore, ne se conforme pas aux conditions de renouvellement, par exemple en refusant de signer un nouveau contrat à jour ou de rénover son établissement.

Or, de telles situations se produisent régulièrement (selon mon expérience, plus souvent que les cas de non-exercice d’une option de renouvellement).

Il serait donc approprié de vous assurer que votre contrat décrit bien les conséquences applicables dans une telle situation afin que vous ne vous retrouviez pas alors, comme cela se produit malheureusement trop souvent, sans réponse, ni recours.

Je vous invite à me contacter (par courrier électronique à jhgagnon@jeanhgagnon.com ou par téléphone au 514.931.2602) pour toute question ou tout commentaire. Je demeure en tout temps à votre service si je puis vous être de quelque assistance que ce soit.

Jean