Que faire lorsque les prix soumis sont trop élevés?
La semaine dernière, le journal en ligne La Frontière nous rapportait que la Ville de Rouyn-Noranda était insatisfaite des résultats obtenus suite à un appel d’offres pour la construction d’un nouvel aréna, jugeant les prix soumis trop élevés. La Ville a donc décidé de retourner en appel d’offres.
Nous profitons de cette nouvelle pour rappeler les choix dont disposent les organismes publics ou municipaux dans une telle situation:
1- Négociation avec le seul soumissionnaire conforme
L’organisme public qui est en présence d’une seule soumission conforme peut négocier à la baisse le prix soumis par ce soumissionnaire et ce, peu importe si ce prix représente ou non un écart avec le prix qui avait été estimé. La modification du prix doit toutefois être l’unique modification aux conditions contenues aux documents d’appel d’offres et à la soumission [1]. C’est donc dire que cette négociation ne peut modifier les obligations contenues au contrat ou dans le devis technique.
Dans le monde municipal, une condition s’ajoute : le prix soumis doit accuser un écart important avec celui prévu dans l’estimation [2].
2- Abandonner le processus et retourner en appel d’offres
Un deuxième choix s’offre aux acheteurs. La jurisprudence leur reconnaît la possibilité d’abandonner le processus d’appel d’offres en cours et de retourner en appel d’offres à condition que le prix soumis par le plus bas soumissionnaire soit nettement trop élevé par rapport à ce qui était prévu [3]. Les clauses de réserve contenues dans la plupart des documents d’appel d’offres facilitent ce choix. Notons toutefois qu’un écart de peu d’importance ne saurait justifier une telle décision.
Ces pistes de solutions demeurent malheureusement imparfaites. En effet, l’écart nécessaire pour abandonner l’appel d’offres en cours ou pour négocier le prix soumis dans le secteur municipal reste incertain. De plus, tant la première option que la deuxième feront perdre temps et argent à l’organisation concernée.