Personnel stratégique: les soumissionnaires sont prévenus!
Le Secrétariat du Conseil du Trésor a publié dernièrement un document intitulé « Balises à l’égard des exigences et des critères contractuels-Les bonnes pratiques concernant les contrats en matière de technologies de l’information ». Sous ce titre se cachent plusieurs bons conseils relatifs aux documents d’appel d’offres des organismes publics. Ces conseils constituent le fruit d’un travail de groupe composé de représentants d’organismes publics et de PME du domaine des technologies de l’information.
Entré en vigueur le 1er juin dernier, le Règlement sur les contrats des organismes publics en matière de technologies de l’information (RCTI) est logiquement mis en exergue.
Allotissement des contrats:
Le groupe de travail recommande un allotissement des contrats publics en matière des technologies de l’information. Concrètement, il s’agit de séparer les contrats en plusieurs lots en fonction de certains critères. Précisons d’emblée que l’allotissement à envisager ne doit pas être confondu avec la scission visant à éluder l’obligation légale de recourir à la procédure d’appels d’offres.
L’allotissement pourrait s’établir en fonction de plusieurs critères tels que le type des travaux, le type des biens ou encore par la région d’exécution du contrat. Le groupe de travail préconise ce procédé dans le but « d’augmenter la concurrence tout en s’assurant d’obtenir les résultats attendus ».
Signalons que s’ils décident de recourir à ce procédé d’allotissement, les organismes publics pourraient voir leur charge de travail augmenter sensiblement. Il en sera ainsi de la gestion de plusieurs contrats, de plusieurs échéanciers, du dédoublement des suivis, de la facturation, etc.
Exigence de diplomation/certification/expérience en TI:
Dans ses documents d’appels d’offres, l’organisme public devrait inclure une exigence par rapport à la diplomation du personnel du soumissionnaire. Le groupe de travail explique cette exigence par la complexité des mandats à réaliser dans le domaine des TI. Cette diplomation devrait constituer une condition d’admissibilité et non un critère d’évaluation.
Les recommandations vont plus loin en explorant la possibilité pour l’organisme public d’exiger une certification au lieu et en place de la diplomation. Pour expliquer cette suggestion, les rédacteurs du rapport soulignent la dépréciation rapide de la formation dans le domaine des TI. Il convient de souligner, en plus, que l’exigence de la certification qui s’adresse au soumissionnaire quelque soit son statut (personne morale ou physique) apparait plus adéquate que la diplomation qui ne peut être exigée qu’au personnel du soumissionnaire personne morale.
Outre la diplomation/certification, le groupe de travail recommande aux organismes publics d’effectuer une « évaluation rigoureuse » des compétences du personnel du soumissionnaire. Par rigoureuse, il faut comprendre une démonstration des réalisations du personnel du soumissionnaire. Désormais, l’organisme public ne devrait plus se contenter d’une simple liste des mandats réalisés, mais devrait plutôt exiger une description détaillée de l’engagement dans la réalisation d’un mandat, les tâches effectuées, le rôle et la responsabilité du soumissionnaire ou de ses représentants, les technologies utilisées ou encore les défis rencontrés et les résultats obtenus dans les mandats antérieurs.
Personnel stratégique:
Le rôle du chargé ou coordonnateur du projet du côté du prestataire de services sera d’une importance capitale. Ainsi, l’organisme public devra bien définir ce rôle. Qualifiée de personnel stratégique, cette personne devrait avoir une grande responsabilité dans l’exécution d’un mandat. Son action est requise en continu tout au long du mandat et son remplacement serait de nature à mettre en péril l’exécution du contrat.
L’importance du chargé ou coordonnateur du projet sera d’autant plus soulignée par une clause de pénalité dans le contrat prévoyant son éventuel remplacement.
Le groupe de travail recommande ainsi aux organismes publics de prévoir dans les documents d’appel d’offres une pénalité allant de 1% à 5% de la valeur du contrat dans le cas ou le prestataire de services remplace une ressource stratégique. Le pourcentage de la clause pénale en cas de changement de personnel stratégique a pour but d’inciter le prestataire de service à respecter ses engagements envers l’organisme public notamment en évitant de remplacer le personnel stratégique à l’exécution du contrat.
À venir:
Si elle est vivement recommandée, la clause pénale devrait néanmoins rester limitée et tenir compte de plusieurs critères. En effet, une clause pénale de changement de personnel stratégique élevée risque de dissuader les éventuels soumissionnaires et réduire par la même occasion le nombre de soumissions de qualité.
Signalons enfin que le Secrétariat du Conseil du Trésor annonce qu’un nouveau groupe de travail aura pour mandat d’analyser les critères utilisés dans les documents d’appel d’offres du domaine de la construction. Les travaux de ce groupe devraient débuter à l’automne 2016.