Conformité, admissibilité et critère de qualité : qu’est-ce qui est quoi?

Dans le cadre d’un appel d’offres, il est normal qu’un donneur d’ordre impose des exigences aux soumissionnaires et que leurs soumissions doivent respecter certaines conditions. Plusieurs de ces exigences et conditions sont par ailleurs obligatoires en raison du cadre normatif applicable aux organismes publics et municipaux. Il est donc primordial que ces organismes agissent correctement en distinguant clairement quelles sont ces exigences et conditions, et ce encore plus lorsqu’une évaluation qualitative est présente.

L’Autorité des marchés publics (AMP) l’a d’ailleurs précisé dans une récente décision. Cette dernière nous rappelle que : « Les conditions de conformité représentent un ensemble de caractéristiques essentielles que doivent présenter les soumissions afin de combler le ou les besoins identifiés par l’organisme public aux documents d’appel d’offres. Ce sont des caractéristiques sur lesquelles aucun jugement de valeur ne sera porté et dont on constate simplement la présence ou l’absence au moment de leur évaluation.?». Rappelons également que la conformité est liée à la soumission et l’admissibilité, au soumissionnaire et à son statut.

Quant aux critères de qualité, ceux-ci ne doivent servir qu’à l’évaluation qualitative lorsque le cadre normatif le permet. Toujours selon l’AMP : « Les critères de qualité sont liés au projet envisagé et portent sur des aspects pertinents et nécessaires à la réalisation de celui-ci. Ils expriment habituellement une compétence, une expérience ou un potentiel au plan professionnel ou personnel.?» Ces critères sont évalués par le comité de sélection et se doivent d’être distingués des autres exigences de conformité ou d’admissibilité où une évaluation qualitative n’est pas possible. C’est d’ailleurs ce qui a été reproché à l’organisme public dans cette décision, où certains critères de qualité étaient plutôt des engagements devant être pris par les soumissionnaires et d’autres s’apparentant davantage à des caractéristiques techniques. Le tout pouvant dénaturer le mode d’adjudication, l’AMP a ordonné à l’organisme public de modifier sa documentation d’appel d’offres.

Cela nous indique l’importance de bien rédiger et distinguer les différents critères et conditions dans la documentation d’un appel d’offres. Surtout, lorsqu’il s’agit de critères d’évaluation, il faut s’assurer qu’ils soient tous de vrais critères qualitatifs et pertinents!