5 conseils pour prévoir une clause d’ajustement de prix dans votre appel d’offres

Au Québec, la forte augmentation des prix du carburant et des matériaux de construction est un casse-tête pour les organismes publics et municipaux. Pour de nombreux projets, il faut revoir à la hausse l’estimation des coûts.

Dans cette optique, de nombreux organismes se questionnent par rapport à la possibilité de prévoir dans leurs prochains appels d’offres une clause d’ajustement du prix du contrat en fonction de la variation des prix du carburant et/ou des matériaux de construction. Dans le présent billet, nous vous présentons donc 5 conseils pour prévoir une telle clause à vos documents d’appel d’offres.

• Prévoir la clause aux documents d’appel d’offres, mais pas systématiquement !

Cela peut paraître évident, mais, pour des raisons d’égalité entre les soumissionnaires et de transparence dans les processus contractuels, la clause d’ajustement de prix doit être prévue aux documents d’appel d’offres.

Par contre, tel que mentionné dans notre billet précédent, un organisme ne devrait pas (même dans le contexte actuel de forte inflation) intégrer systématiquement cette clause dans chaque appel d’offres. La bonne pratique est plutôt d’analyser l’objet du contrat et la nature de la prestation à réaliser pour décider s’il est opportun d’inclure cette clause pour ce projet précis (le cas échéant, l’organisme doit intégrer la clause aux documents d’appel d’offres, en l’adaptant au contexte du projet).

• S’inspirer des pratiques existantes

Depuis quelques mois, la Société québécoise des infrastructures (SQI) ajoute de manière ponctuelle aux documents d’appel d’offres une clause d’ajustement du prix des matériaux (voir son site internet). Le mécanisme, développé à l’automne 2021, prévoit un ajustement à la hausse ou à la baisse, calculé à partir de la variation de l’indice des prix applicable publié par Statistique Canada. Par ailleurs, le ministère des Transports du Québec (MTQ) utilise depuis plusieurs années une clause d’ajustement du prix du carburant dans certains appels d’offres (voir son site internet). Les organismes peuvent s’inspirer de ces pratiques pour leurs propres processus contractuels.

• Présenter la méthode de calcul

Le mécanisme d’ajustement de prix doit être clairement décrit et balisé. Il faut indiquer la formule mathématique qui sera utilisée pour procéder à l’ajustement de prix. Pour faciliter la compréhension du lecteur, il peut aussi être utile de présenter un exemple du calcul de l’ajustement.

Dans un jugement rendu en 2013[1] concernant un litige relié à une clause d’ajustement de prix du carburant, la Cour supérieure a d’ailleurs souligné que les factures transmises par le prestataire de services à l’organisme pour réclamer l’ajustement étaient « peu bavardes quant à la méthode de calcul ».

Pour éviter un litige par rapport à la source des données utilisées pour procéder au calcul, il est recommandé de faire référence à une source indépendante. Par exemple, la clause du MTQ prévoit que « le prix moyen mensuel du carburant est déterminé par la moyenne des prix minimaux à la rampe de chargement, publiés chaque semaine par la Régie de l’énergie du Québec ».

• S’assurer que la variation de prix demeure raisonnable… et « bilatérale » !

La clause d’ajustement de prix vise à protéger le cocontractant d’une fluctuation des prix des matériaux et/ou du carburant élevée en cours de contrat. Le mécanisme d’ajustement doit cependant être conçu de manière à ce que, pendant l’exécution du contrat, la variation de prix demeure raisonnable. Une variation de prix excessive pourrait dénaturer le contrat. Dans le jugement précité, la Cour supérieure a d’ailleurs souligné que le mécanisme ne doit pas mener « à un résultat excessif d’enrichissement ou d’appauvrissement ».

Également, il est recommandé de prévoir une clause d’ajustement de prix « bilatérale », c’est-à-dire qui prévoit un ajustement du prix à la hausse ou à la baisse. De cette manière, l’organisme bénéficie d’une diminution des prix des matériaux et/ou du carburant en cours de contrat.

• Arrimer le tout avec les modalités de paiement

Aux documents d’appel d’offres, le mécanisme d’ajustement de prix doit être arrimé avec les modalités de paiement (facturation, délai de paiement, etc.). Par contre, l’organisme doit aussi arrimer le tout en pratique ! Il doit notamment, pendant toute la durée du contrat, surveiller l’évolution des prix des matériaux et du carburant, vérifier les factures soumises pour s’assurer que les calculs pour l’ajustement de prix sont exacts, etc. Il ne suffit donc pas de prévoir la clause d’ajustement de prix aux documents d’appel d’offres :  la gestion de ce mécanisme exige un suivi rigoureux de l’organisme par la suite.

[1] Autobus Fleur de lys inc. c. Réseau de transport de la Capitale, 2013 QCCS 4574.