Demandes d’accès à l’information : comment réduire vos délais de traitement?

En octobre 2022, la Commission d’accès à l’information (CAI) a publié le rapport Avoir accès en temps utile : Portrait des délais de traitement des demandes d’accès au Québec, dans lequel elle dresse 25 constats sur le traitement des demandes d’accès à l’information par les organismes publics au Québec. Pour la préparation de ce rapport, elle a constitué un échantillon de 33 organismes de différents secteurs : milieu municipal, réseaux de la santé et de l’éducation, ministères, etc.

La CAI conclut dans son rapport à « un problème important de respect des délais légaux de réponse » , lequel a été aggravé par l’épidémie de COVID-19 (pour plusieurs raisons, notamment le passage au télétravail).

Elle souligne cependant la bonne performance de certains organismes dans les délais de traitement et énumère certaines pratiques qui peuvent contribuer à ce succès, notamment les suivantes :

• une gestion axée sur le numérique;
• des processus structurés et actualisés;
• de bonnes pratiques de communication;
• une expertise pointue et à jour;
• une équipe de travail solide.

Forcément, la CAI recommande ensuite aux organismes dont les délais de traitement sont trop élevés d’appliquer ces pratiques (qui sont décrites de manière plus détaillée dans le rapport) afin d’améliorer la situation. Elle note aussi que la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels ne prévoit aucune conséquence pour les organismes qui ne respectent pas les délais de traitement prévus et recommande donc au gouvernement du Québec certaines modifications à cette loi.

Pour conclure, la CAI aborde la question de la « diffusion proactive », laquelle consiste à rendre publics des documents et des informations sans attendre des demandes d’accès à l’information en ce sens. La CAI note que cette pratique est largement absente dans les organismes, mais pourrait pourtant contribuer à diminuer le volume de demandes reçues. Plus particulièrement, les documents faisant souvent l’objet de demandes, par exemple les permis ou autorisations délivrés, pourraient être rendus disponibles par les organismes de façon plus automatique.