Maintenant que votre société est publique: obligation d’information périodique
Une fois que la société a distribué ses titres au public au moyen d’un prospectus, elle devient « émetteur assujetti » et doit se conformer à toutes les dispositions des différentes lois et des différents règlements provinciaux sur les valeurs mobilières qui s’appliquent à elle. Les émetteurs assujettis doivent également se conformer aux politiques locales des organismes de réglementation des valeurs mobilières provinciaux applicables, aux règles et aux politiques de toutes les bourses de valeurs à la cote desquelles ses titres sont inscrits, ainsi qu’aux Normes canadiennes et aux Instructions générales adoptées par les autorités canadiennes en valeurs mobilières et applicables dans tous les territoires.
Les principales obligations qui en découlent sont l’obligation d’information périodique (exigée en fonction du simple passage du temps) et l’obligation d’information continue ou « ad hoc » (exigée au fur et à mesure qu’il survient des changements importants relatifs à la société).
L’obligation d’information périodique consiste généralement en la diffusion publique, par la publication d’un communiqué, le dépôt d’un avis ou d’un autre document auprès des organismes de réglementation des valeurs mobilières ou en la distribution aux actionnaires d’un document en particulier.
En règle générale, tous les documents qui doivent être déposés auprès d’une commission des valeurs mobilières peuvent être consultés par le public. Toutefois, une commission permet le dépôt à titre confidentiel si elle considère que le document contient des renseignements privés d’ordre personnel, financier ou autre, et si l’importance de protéger leur confidentialité l’emporte sur le principe de divulgation publique. Les règles sur les dépôts confidentiels varient d’une province à l’autre.
Ce qui suit est une brève description des obligations d’information périodique les plus courantes requises par la commission des valeurs mobilières de chaque province canadienne et la Bourse de Toronto. Nous ferons un survol des principales obligations d’information continue ultérieurement.
Déclarations périodiques
Notice annuelle
Un émetteur assujetti est tenu de préparer et de produire une notice annuelle ainsi qu’un rapport de gestion relativement aux conditions financières et aux résultats des activités de l’émetteur assujetti. Les émetteurs dont les titres ne sont pas inscrits à la Bourse de Toronto, certaines grandes bourses américaines ou tout marché boursier à l’extérieur des États-Unis et du Canada (« émetteurs émergents ») sont dispensés de cette exigence. Les émetteurs émergents incluent les émetteurs inscrits à la Bourse de croissance TSX.
La divulgation des notices annuelles vise à présenter un contexte pertinent à l’entreprise et à l’ensemble des activités de l’émetteur assujetti. Par conséquent, l’émetteur assujetti est tenu de divulguer l’information importante relative au développement général de son entreprise au cours des trois dernières années, les tendances actuelles connues, les engagements, les événements ou les incertitudes qui auront vraisemblablement une incidence importante sur ses activités, sa situation financière ou ses résultats d’exploitation. La notice annuelle doit inclure des divulgations distinctes de tous les facteurs de risque liés à l’émetteur et à ses activités. En outre, la notice annuelle doit contenir de l’information sur la structure du capital de l’émetteur, sa constitution en société ou son organisation; ses filiales; une description de ses activités, des marchés et l’historique du cours des titres de l’émetteur; les administrateurs, les dirigeants et tout promoteur de l’émetteur; le comité de vérification de l’émetteur; les poursuites; l’intérêt de la direction à l’égard des opérations importantes; les contrats importants et certains autres renseignements additionnels. La notice annuelle doit stipuler que des renseignements financiers supplémentaires sont disponibles dans les états financiers et le rapport de gestion de l’émetteur.
La notice annuelle doit être déposée auprès des commissions dans les 90 jours suivant la fin de l’exercice financier de l’émetteur assujetti et devra être rendue publique aux actionnaires. Les contrats importants qui sont conclus hors du cours normal des activités de l’entreprise de l’émetteur doivent être déposés avec la notice annuelle de l’émetteur, à moins qu’ils n’aient déjà été déposés.
Rapport de gestion annuel
Le rapport de gestion est une analyse et une explication supplémentaires qui accompagne, sans toutefois en faire partie, les états financiers de l’émetteur assujetti. Dans ce document, la direction commente et analyse la situation financière actuelle et les perspectives futures de l’émetteur assujetti, et comprend notamment des renseignements touchant la liquidité et les ressources en capital, les détails de tout arrangement hors bilan, les résultats des activités, les risques et les incertitudes, les tendances de l’entreprise de l’émetteur, les opérations entre personnes apparentées, les estimations comptables critiques et tout rapport de gestion précédent si une telle divulgation pourrait s’avérer fausse ou trompeuse sans autre divulgation. Le rapport de gestion est généralement inséré dans la notice annuelle sous un en-tête distinct, bien qu’il puisse être distribué comme document autonome. Il doit lui aussi être déposé dans les 90 jours suivant la fin de l’exercice financier de l’émetteur.
Divulgation annuelle et intermédiaire de renseignements financiers
Les émetteurs assujettis sont tenus de préparer des états financiers annuels vérifiés et un rapport de gestion, et de les déposer auprès des commissions et des bourses dans les 90 jours suivant la fin de l’exercice financier de l’émetteur. Les émetteurs émergents doivent produire leurs états financiers annuels et leur rapport de gestion dans les 120 jours suivant la fin de leur exercice. Ces états financiers annuels doivent être accompagnés du rapport des vérificateurs et doivent contenir un état des résultats, un état des bénéfices non répartis, un état des flux de trésorerie, un bilan et des rapports financiers annuels comparatifs.
Dans les 45 jours suivant la fin de chacun des trois premiers trimestres de l’exercice financier de l’émetteur assujetti, les états financiers intermédiaires non vérifiés et le rapport de gestion doivent être déposés auprès des commissions et des bourses. Les émetteurs émergents disposent d’une période de 60 jours suivant la fin de l’exercice pour produire leurs états financiers intermédiaires et leur rapport de gestion.
Les émetteurs assujettis peuvent poster les états financiers et le rapport de gestion uniquement aux actionnaires qui en font la demande, auquel cas l’envoi postal doit être effectué au moment du dépôt. Si un émetteur choisit de distribuer les états financiers annuels et le rapport de gestion à tous les actionnaires inscrits et véritables, l’envoi postal doit être fait dans les 140 jours suivant la fin de l’exercice.
Attestation des dépôts provisoires et annuels
Afin d’accroître l’intégrité de la divulgation d’un émetteur assujetti, le chef de la direction et le chef des finances seront tenus d’attester que la notice annuelle, les états financiers annuels et intermédiaires de l’émetteur ainsi que le rapport de gestion qui s’y rapporte ne contiennent aucune information fausse ou trompeuse ni n’omettent de mentionner de faits importants. Le chef de la direction et le chef des finances seront également tenus d’attester que les états financiers et les autres renseignements financiers contenus dans ces dépôts présentent fidèlement la situation financière de l’émetteur. L’attestation relative aux contrôles de divulgation financière de l’émetteur sera mise en place prochainement. Les règles exigeant l’attestation des contrôles internes par le chef de la direction et le chef des finances sont attendues, mais n’ont pas encore été présentées.
Rapport annuel
Les émetteurs assujettis peuvent également préparer un rapport annuel, lequel est généralement moins détaillé que la notice annuelle et plus orienté vers le marketing. Le rapport annuel fait une présentation narrative de la situation financière actuelle de l’émetteur assujetti ainsi que de ses perspectives. En outre, le rapport annuel contient habituellement les états financiers annuels vérifiés, sous forme de comparaison, et le rapport du vérificateur, mais pas le rapport de gestion.
Communication avec les actionnaires – assemblées et documents de procuration
La Loi canadienne sur les sociétés par actions exige que les conseils d’administration tiennent une assemblée annuelle des actionnaires au plus tard 15 mois après la dernière assemblée annuelle. Au Québec, la Loi sur les compagnies et les règles des bourses de valeurs mobilières exigent de l’émetteur assujetti qu’il tienne l’assemblée annuelle des actionnaires dans les six mois suivant la fin de son exercice financier. En outre, des assemblées extraordinaires peuvent être convoquées pendant l’année pour discuter d’affaires qui ne sont pas habituellement abordées au cours de l’assemblée annuelle. L’avis de convocation à l’assemblée des actionnaires et la date de clôture des registres, laquelle sert à déterminer les détenteurs de titres autorisés à recevoir un avis de convocation à l’assemblée, doivent être transmis à tous les actionnaires de l’émetteur assujetti et aux bourses.
Les avis de convocation aux assemblées des actionnaires doivent être accompagnés de circulaires de la direction sollicitant des procurations et des documents connexes conformément aux lois applicables sur les sociétés et sur les valeurs mobilières.
En réponse à l’augmentation de la propriété indirecte de titres par l’entremise d’intermédiaires comme les courtiers, les prête-noms, les régimes, les fonds communs de placement et autres véhicules semblables, certaines procédures ont été mises en place pour la convocation et la tenue des assemblées d’actionnaires. Ces procédures visent à assurer que l’information destinée aux actionnaires est transmise aux propriétaires véritables des actions qui souhaitent la recevoir par l’entremise de différents intermédiaires à temps pour donner leurs instructions de vote à l’égard des questions qui leur sont présentées.