Demande d’accès aux documents relatifs à un appel d’offres : avis ou recommandation?
Une décision récente de la Commission d’accès à l’information du Québec (la «Commission») énonce que l’organisme public ayant lancé un appel d’offres peut refuser l’accès aux documents comportant des avis ou des recommandations.
En vertu de l’article 37 de la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels (la «LAOP»), les organismes publics ont la possibilité de refuser une demande d’accès aux avis ou recommandations de ses membres ou consultants rendus depuis moins de 10 ans.
La jurisprudence précise que l’exception relative aux avis et recommandations s’interprète de manière restrictive. Ainsi, afin de qualifier certains renseignements d’avis, ceux-ci doivent être susceptibles d’influencer une décision administrative ou politique. En ce qui concerne le sens à donner au terme «recommandation», la jurisprudence précise qu’il y a recommandation lorsqu’un énoncé correspond à un jugement de valeur sur ce qui devrait être fait.
À la lumière de ce qui précède, il en ressort que le rejet ou l’acceptation d’une demande d’accès à des documents relatifs à un appel d’offres dépend de la nature des informations qui s’y trouvent.
Dans la décision ci-haut mentionnée, la demanderesse présente une demande de révision de la décision défavorable de l’organisme public à son égard. Après avoir vu sa soumission rejetée pour non-conformité, la demanderesse «veut obtenir tous les documents en lien avec le critère 5 : projet clinique, le critère 6 : l’organisation des services et le critère 9: solidité financière. Plus précisément, elle souhaite obtenir ce qui suit:
[…] toutes les notes, les rapports, les observations, énoncés factuels et les analyses critiques menant à la note attribuée à chacun des critères qui ne contiendraient pas d’avis ou de recommandations. Elle veut également obtenir tous les documents faisant état de l’insuffisance des informations fournies ou de leur absence. Elle demande également de spécifier en quoi les documents sont insuffisants et de confirmer quels documents ont été analysés.
De son côté, l’organisme public prétend que les documents faisant l’objet de la demande contiennent principalement des avis ou des recommandations des membres du comité de sélection, justifiant ainsi le rejet de cette demande.
Au terme de son analyse des documents détenus par l’organisme public, la Cour accueille en partie la demande de révision. Parmi ces documents se retrouvent trois grilles d’évaluation sur lesquelles figurent uniquement des pointages concernant les soumissionnaires. La Cour énonce que ces pointages portant sur les critères d’évaluation constituent un jugement de valeur relativement aux soumissions. L’organisme public était donc justifié de refuser l’accès à ces documents.
Or, en ce qui concerne les rapports d’évaluation, la Cour est d’avis que les commentaires qu’ils contiennent sont de nature objective étant donné qu’ils ne se rapportent pas à un pointage. En effet, la Cour écrit que «certains commentaires sont davantage de la nature de l’analyse». La Cour accorde donc la demande de révision quant à ces rapports.
Il faut cependant retenir que la Cour indique que les commentaires du comité de sélection en lien avec les pointages contenus dans les grilles d’évaluation constituent un jugement de valeur. Puisque ces documents sont principalement composés de ces commentaires, l’organisme public peut refuser la demande d’accès à leur égard.