La définition des besoins en contexte d’appel d’offres.
La définition des besoins dans le cadre d’un projet d’acquisition constitue l’un des principaux facteurs de succès d’un processus d’achat réussi et permet notamment d’obtenir le meilleur bien ou service au meilleur prix en fonction des besoins réels de l’organisation. Malheureusement, cette étape essentielle est souvent mal ou non réalisée. D’ailleurs, l’un des premiers constats émis lorsqu’un dossier d’appel d’offres présente des problématiques est souvent relié à une définition des besoins déficiente.
Au-delà de l’identification d’un produit, d’un libellé de service et d’une quantité, qu’est-ce qu’une définition des besoins[i] ? Cette question mérite de s’y attarder puisque la qualité de cette définition peut maintenant être examinée, notamment par l’Autorité des marchés publics dans le cadre de l’exécution de ses fonctions (voir note en fin d’article).
Dans ce contexte, la définition des besoins peut présenter un enjeu et un défi de taille. Les besoins exprimés des parties prenantes peuvent parfois cacher des intérêts individuels ou collectifs, qui rendent difficile le respect des réels intérêts de l’organisation.
Plusieurs méthodologies d’analyse des besoins existent, lesquelles peuvent être utilisées seules ou en combinaison en fonction des enjeux du projet d’acquisition (APTE®, SAFE, FAST…) Ces méthodologies de conceptualisation du besoin permettent de décliner les besoins sous forme d’un devis ou d’un cahier des charges (techniques ou fonctionnelles). Bien que ces méthodologies soient principalement utilisées par les secteurs requérants tels que l’ingénierie, les technologies de l’information, les services techniques…, le secteur des approvisionnements doit cependant être en mesure d’en comprendre la teneur et doit avoir la légitimité de questionner et de juger de la qualité de cette définition des besoins.
Dans le contexte actuel de l’entrée en fonction de l’Autorité des marchés publics, il est maintenant essentiel pour le secteur des approvisionnements de documenter la démarche ayant mené à cette définition des besoins, notamment :
- Identifier les parties prenantes ayant participé à la définition des besoins ;
- Répertorier les exigences de chaque partie prenante ;
- Établir la priorisation des exigences et la justification de cette priorisation, y compris a priori certaines exigences d’admissibilité, de conformité, de performance du fournisseur ou du prestataire de services ainsi que de certaines modalités de gestion contractuelle ;
- Documenter la justification du retrait d’exigences ;
- Justifier les contraintes dont l’organisation doit tenir compte ;
- Détailler l’analyse de quelques alternatives pouvant répondre aux besoins de l’organisation (incluant leur coût estimé d’acquisition et d’exploitation) et la justification de l’alternative choisie ;
- Identifier les changements organisationnels requis par l’alternative choisie, le cas échéant ;
- Démontrer que le marché est en mesure de répondre favorablement à ces exigences, lequel est en mesure de présenter une concurrence adéquate ;
- Justifier la stratégie d’acquisition privilégiée propre à l’alternative choisie.
En somme, excluant la liste de toutes les exigences, la documentation de cette démarche de définition des besoins peut prendre la forme simple d’un document de moins de dix (10) pages en format tableau. Ayant en main cette documentation, il sera ensuite plus aisé d’arguer auprès des différentes instances le bien-fondé des décisions prises, le cas échéant.
Au-delà de la méthode et des outils utilisés, la qualité de la définition des besoins et de la documentation de la démarche d’analyse des besoins s’appuiera en grande partie sur la compétence de la personne qui la réalisera. Celle-ci apportera notamment sa connaissance du domaine d’affaires et du cadre normatif pertinent, une habilité à la réflexion stratégique, sa connaissance des méthodologies d’analyse des besoins, une pensée critique et de synthèse ainsi que ses compétences de rédaction, de communication, de leadership et de travail d’équipe.
[i]La définition des besoins se réfère à la notion d’analyse d’affaires qui est décrite comme un « processus qui consiste à réaliser différentes activités et d’utiliser des techniques appropriées pour comprendre la structure, les politiques et les opérations d’une organisation afin d’être en mesure de recommander des solutions qui permettront à cette organisation d’atteindre ses buts » (Guide to the Business Analysis Body of Knowledge® – BABOK® Guide, International Institute of Business Analysis(IIBA).