Reproduire un ancien devis : une mauvaise idée!

Préparez-vous vos devis techniques et votre documentation d’appel d’offres à partir de vos anciens documents ? Si oui, sachez qu’il s’agit là d’une très mauvaise pratique. En effet, l’Autorité des marchés publics (AMP) a rendu une décision le 8 août dernier[1], dans laquelle elle recommande à un organisme public « de se doter de procédures efficaces et efficientes comportant une évaluation préalable, adéquate et rigoureuse des besoins avant de procéder à quelque processus d’adjudication ou d’attribution ». Traduisez : il faut éviter de reproduire d’anciens documents (modèles) pour bâtir une documentation d’appel d’offres et évaluer ses besoins chaque fois qu’on prévoit entreprendre un processus d’adjudication ou d’attribution[2].  

Et c’est ce qu’a fait l’organisme public, visé par la décision, en reprenant dans sa quasi-intégralité l’appel d’offres lancé en 2011 pour combler des besoins en 2019. Autrement dit, aucune étude de marché n’a été réalisée.  Conséquence : pas moins de sept (7) addenda ont été publiés par la suite afin de répondre aux nombreuses questions des soumissionnaires et rectifier les nombreuses incohérences contenues aux documents d’appel d’offres.

Pour ne citer qu’un seul exemple : l’organisme public qui a reproduit exactement le même bordereau de prix qu’il a utilisé en 2011, n’a pas réalisé que certains éléments (Items) figurant sur ce bordereau de prix n’existent plus sur le marché! Ainsi, 82% des items figurant sur le bordereau de prix ont été retirés alors que 30 % des items dans le bordereau de prix final ne figuraient même pas sur la première version.

Pour sa défense, l’organisme public explique avoir publié plusieurs addenda pour remédier à la situation. Cependant, la recommandation de l’AMP confirme qu’une telle pratique n’est pas acceptable parce qu’elle conduit notamment à dénaturer le contrat.

Si l’AMP s’est contentée de recommandations à l’égard de l’organisme public pour cette fois-ci, il est fort à parier que la prochaine décision risque d’être un peu plus contraignante.