Les assemblées générales au temps de la pandémie

En ces temps incertains, tous doivent apporter des changements à leurs pratiques habituelles. Compte tenu des préoccupations de plusieurs et de l’ordonnance judiciaire obtenue par de nombreuses institutions financières et compagnies d’assurance[1] permettant la tenue d’assemblées générales annuelles (AGA) par voie électronique, les Autorités canadiennes en valeurs mobilières (ACVM) ont récemment fourni de nouvelles indications quant à la tenue des AGA[2].

En effet, plusieurs émetteurs assujettis réclament des changements ou des solutions de rechange à leurs AGA qui doivent se tenir en personne prochainement. Par conséquent, les ACVM ont préparé de nouvelles indications pour permettre à ces émetteurs assujettis de respecter leurs obligations légales tout en répondant à leurs préoccupations en matière de santé dans le contexte actuel. Parmi les recommandations des ACVM se trouve celle de ne pas envoyer d’autres documents de sollicitation ou de documents reliés aux procurations mis à jour si une société publie un communiqué de presse qui annonce le changement de date, d’heure ou de lieu de l’assemblée, dépose ce communiqué sur SEDAR et prend toutes les mesures raisonnablement nécessaires pour informer toutes les parties du changement. Les sociétés qui ont prévu organiser des AGA virtuelles ou hybrides devraient informer les porteurs de titres en temps opportun de la façon dont ils peuvent accéder à l’assemblée, y participer et y exercer leur droit de vote.

Il est toutefois à noter que les modifications apportées aux AGA ne relèvent pas de la compétence des ACVM et que les sociétés concernées doivent consulter leurs documents constitutifs et la législation applicable avant d’effectuer tout changement.

Il demeure que les ACVM suivent de près la situation concernant la pandémie actuelle et ses effets sur les marchés des capitaux canadiens. Elles pourraient, au besoin, publier d’autres recommandations.